秘密檔案管理：組織和管理規則

從現在起，這個秘密記錄保存 - 不僅僅是政府部門的特權。 今天加蓋秘密文件幾乎每一個主要的商業機構。 在本文中，您將了解所有關於機密文件的正常進行。

保密的文書工作的概念

任何勞動活動，這種或那種方式與秘密或機密文件的另一個連接，始終保持了很多的困難，問題和風險。 這是什麼原因？ 原因有很多，其中最主要的是平庸無能與勝任工作的文件，戴保密。

一開始就必須確定，所有的是一個謎。 神秘有好幾個意思。 必須考慮到的最常見的定義，這個概念應該被解釋為一種信息，這些信息只提供給面子的數量有限。 神秘，不被洩露，應保密。 作為一項規則，謎很快就丟失了，並提供給大量的人的信息。 因此，秘密訴訟的組織變得不必要。

保密

目前，保密性有幾種基本類型。 如果我們是在談論一個秘密辦公室工作，這種或那種方式與國事另一個連接，所有的文件被分為三種主要類型：

• 特別重要的意義;
• 絕密;
• 正式使用。

這種分類是通過特殊的聯邦法律“狀態。秘密”固定的1993年7月21日的。 每個禿鷲的是什麼上面？

列為“特別重要”代表保密程度最高。 當然，這樣的狀態可以得到遠遠每個文檔。 例如，給國家或人的任何組顯著損害可以在特殊的重要性頸部開口的情況下被應用。 這就是為什麼從這種相關文件的保護。

被列為“絕密”也被分配到含有國家機密的文件。 用這種紙在這種情況下，交易時嚴格監管的標誌。

加蓋“正式使用”不提供高安全性的文件，然而，嚴重限制了它們的使用。 這種秘密文書的安裝，通常是在商業結構。

分類的順序

所有法分類的過程還建立了一個狀態。 上述秘密命名。 根據這一文件，秘密，服從的狀態，可以包括：

• 關於軍事方面的信息;
• 關於經濟學，工程學或科學信息;
• 關於外交政策或信息經濟領域;
• 關於反情報，作戰和反恐政策的調查活動，等等。三維信息。

如何文檔將被保密？ 需要注意的主要事情是特別授權專家的存在。 具備專門技術工作的個人開發某些證券的安全存儲。 它選擇最合適的密級，根據其中有進一步的工作。 事實上，秘密保存記錄 - 其員工和經理一個巨大的球體。

保密系統測定原理

對於最有能力確定的隱私程度必須定期應用於特殊原則。 下面的討論集中在遺囑中神秘的定義 - 對系統的原則。 這是什麼？

該系統方法的主要特點 - 特別關注作為一個整體進行分類的問題。 它的主要功能是保持兩個相互影響趨勢：一方面，要防止重要信息的傳播; 另一方面 - 以避免質量分級和隨之而來的問題。

如何保持的辦公室秘密？ 主要有兩種機制：報和保密的輕描淡寫。 誇張顯著縮小到交換必要信息的可能性，減少減弱的過程。

其他原則

還有哪些原則和秘密訴訟規則，可以區分？ 除了系統，這是值得還注意到客觀性。 有什麼意義？ 如果你給一個簡短的介紹，然後它聽起來如下：用秘密文件打交道時，不能用各種主觀觀點和假設為指導。 必須有一組特定的規則，根據這些，或將要開發的一切必要措施。

優化的原則 - 是秘密辦公室的另一重要因素。 其主旨是，在機密文件的數據量最少的 - 是最好的，最佳的解決方案。 盈餘信息只會擾亂必要的安全水平。

定期檢查的原理是秘密文件的持續監測。

關於修改秘密文件

如已經提到的，文檔的保密程度是根據數據的特定列表來確定。 後 文件的分類 應歸類，並送去儲存。 是否有可能修改這些文件？

說明秘密辦公室工作，其中包括聯邦法律的國家。 秘密，修正了一些客觀的情況和環境下，哪些文件是在不同程度上進行修訂。 但是，應當指出，對於解密或更改文件的截止時間應不超過30年。 例外 - 特殊的部門間委員會的決定。 由於是分級的情況下，努力消除或減少保密作出了特別由一群人的授權。

機密文件銷毀

在一份秘密文件銷毀的決定取決於施加於他的秘密。 如果有特別重要的或絕密任何疑問標記的脖子又解決了部門間委員會。 如果它是一個商業秘密，一個實體的秘密文件，有必要召開的專家和管理人員的一個特別委員會。 這將解決組織問題和管理必須給予許可。

銷毀過程中發生的，通常由三個或更多的人。 紙與特價機的幫助下摧毀 - 紙加工機械。 必須承擔在登記表的標誌，規定了會計資料。 還應當指出的是，機密文件銷毀應以並行方式執行內部庫存取消。

私人辦公室的規則

下面的討論集中在公司或其他商業實體的秘密文件。 當有秘密文件的工作需要考慮的幾個基本規則和要求。 這是值得強調的最重要的幾點：

• 您必須遵守在未經授權的人員對文件的訪問實行嚴格控制。 我們正在談論的工作人員。 因此，安全性必須通過保護或安全服務來建立。
• 這是必要的，以準確地確定有權有秘密文件的工作人員。 因此，他們應該給，和特殊的權力。
• 清除指令（備忘錄）有秘密文件的工作應該得到發展。 所有其他的工作要嚴格按照它來組織。
• 與員工應採取的商業和工業秘密保密協議。
• 它應該是有權訪問機密文件的人永久的財政獎勵。 特別是，任何秘密辦公室工作的人必須控制的親自領導下。

這一切都必須以機密或秘密文件處理時必須遵守的基本規則。

對秘密文件專家的職責

誰有權訪問秘密檔案管理，在每個不同的公司職員的職責。 在任何情況下，有沒有這樣的事情對於機密文件的工作標準說明。 然而，它仍然能夠找出應當記住每一位員工誰與秘密文件涉及最常見和共同點。 特別是，我們正在談論的事實是：

• 員工是文檔的存儲，保存或改變親自負責。
• 員工必須保持警惕，負責，周到。 未經授權人員的任何嘗試訪問該文件，應立即停止。
• 員工必須了解和遵守有關如何使用機密文件的工作指令。

此外，必須強調的是，專家被禁止做的事實。 這些措施包括：

• 帖子機密信息的任何未經授權的人;
• 拆卸，運輸或修改文檔，而無需管理的知識;
• 熟悉與不僱員的管轄範圍內的事項相關的文件;
• 破壞沒有管理的知識文檔。

外觀秘密文件

它應該產生大約應該是什麼樣的秘密文件覆蓋最全面的資料。 幾乎所有的秘密檔案管理部門整合了以下規則：

• 右上角 - 安全分類;
• 亞冠 - 庫存號碼;
• 有加蓋完善保密性應該從右上角的紅線文件;
• 張應編號，縫紉線。

當然，也有這種類型的證券多方面的要求。 然而，上述時刻，涉及到幾乎任何形式的秘密文件。